In diesem umfassenden Leitfaden wird erl?utert, wie Sie Ihren Outlook -E -Mail -Speicher durch Archivierung von E -Mails, Aufgaben und anderen Elementen in verschiedenen Outlook -Versionen (365, 2021, 2019, 2016, 2013 und früher) effektiv verwalten k?nnen. Lernen Sie, automatische Archivierung zu konfigurieren, manuelles Archivieren durchzuführen und h?ufig auftretende Probleme zu beheben.

Die Aufrechterhaltung eines optimierten Outlook -Posteingangs ist für die Effizienz von entscheidender Bedeutung. Das Archivieren ?lterer Artikel reduziert die Postfachgr??e und verbessert die Leistung. Dieses Tutorial umfasst sowohl automatisierte als auch manuelle Archivierungsmethoden.

• Automatisierung der E -Mail -Archivierung
• Handbuch Archivierung (individuell oder alle Ordner)
• Suchen Sie archivierte Dateien
• Erweiterte Archivierungstechniken
  • Verschiebung archivierter Dateien
  • Auto-Delettierung aus gel?schten Gegenst?nden und Müll
  • Archivieren nach erhaltener Datum
• Fehlerbehebung bei Archivierungsproblemen

Was ist Outlook Archiving?

Outlook Archiving (und autoarchive) übertr?gt ?ltere E -Mails, Aufgaben und Kalendereintr?ge in einen separaten Archivordner auf Ihrer Festplatte. Dieser Prozess verschiebt Elemente von Ihrer prim?ren .PST -Datei in eine dedizierte Archive.pst -Datei, die in Outlook zug?nglich ist. Dies gibt Platz auf Ihrem C: \ Laufwerk frei (es sei denn, Sie geben einen anderen Ort an).

Die Archivierung bietet zwei Schlüsselfunktionen:

• Verschiebung der Elemente: übertragen Sie Elemente in den Archivordner.
• Permanente L?schung: L?scht Elemente nach einer bestimmten Zeit.

Schlüsselfakten über Outlook Archiving

Um allgemeine Archivierungsfragen zu vermeiden, denken Sie an diese Punkte:

1. Outlook verwendet in erster Linie .PST -Dateien (Outlook -Datendateien), um E -Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen zu speichern. Nur .PST -Dateien k?nnen archiviert werden. Archivierte Elemente befinden sich im Outlook -Archivordner und befinden sich nicht mehr an ihrem ursprünglichen Standort.
2. Das Archivieren unterscheidet sich vom Exportieren. Das Exportieren erzeugt eine Kopie; Archivierung bewegt sich oder l?scht das Original.
3. Archivierte Dateien sind keine Sicherungen. Erstellen Sie separate Sicherungen Ihrer Archiv.PST -Datei für die Datensicherheit.
4. Kontakte werden nicht automatisch angew?hnt. Für Kontakte ist eine manuelle Archivierung erforderlich.
5. Austauschkonten mit Online-Archiven deaktivieren die integrierte Archivierung von Outlook.

Tipp: Vor dem Archivieren doppelte Kontakte zusammenführen.

Automatisierung der E -Mail -Archivierung in Outlook

Die autoarchive -Funktion von Outlook bewegt oder l?scht alte Elemente in festgelegten Intervallen automatisch. Die Schritte variieren je nach Outlook -Version geringfügig.

Auto -Archiving in Outlook 365 - 2010

AutoArchive wird in Outlook 2010 und sp?ter standardm??ig nicht aktiviert. M?glicherweise erhalten Sie Eingabeaufforderungen, um dies zu aktivieren. Klicken Sie auf "Ja", um sofort fortzufahren, oder "autoarchive Einstellungen ...", um Optionen anzupassen. Alternativ konfigurieren Sie es manuell:

1. ?ffnen Sie Outlook und navigieren Sie dann zu Datei > Optionen > Erweitert > autoarchive Einstellungen…
2. überprüfen Sie "Alle n Tage autoarchive ausführen", um zu aktivieren. Konfigurieren Sie andere Einstellungen und klicken Sie auf OK .

Das folgende Bild zeigt die Standardeinstellungen an. Detaillierte Erkl?rungen für jede Option sind an anderer Stelle verfügbar. Der Archivfortschritt wird in der Statusleiste angezeigt. Der Ordner "Archiv" wird automatisch angezeigt, wenn "Archivordner in der Ordnerliste anzeigen" ausgew?hlt wird. Siehe Anweisungen zum Anzeigen des Archivordners bei Bedarf.

Auto-Archiving in Outlook 2007

Outlook 2007 Auto-Archives -Kalender , Aufgaben und Journalelemente (?lter als 6 Monate) sowie gesendete Elemente und l?schte Elemente (?lter als 2 Monate) standardm??ig. Aktivieren Sie es für andere Ordner:

1. ?ffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Tools > Optionen .
2. Gehen Sie zur anderen Registerkarte und klicken Sie auf autoarchive… .

Konfigurieren Sie die Einstellungen wie unten beschrieben.

Outlook Autoarchive -Einstellungen verstehen

(Outlook 2010 und sp?ter: Datei > Optionen > Erweitert > autoarchive Einstellungen… )

• Führen Sie alle n Tage autoarchive aus: Legt die Frequenz fest. Das h?ufige Archivieren gro?er Datenvolumina kann die Leistung beeinflussen.
• Eingabeaufforderung vor Autoarchive l?uft: Bietet eine Best?tigungsaufforderung vor der Archivierung.
• L?schen Sie abgelaufene Elemente (nur E-Mail-Ordner): L?scht Nachrichten mit individuellen Ablaufdaten (in Optionen festgelegt> Tracking > l?uft danach ab ). Dies wird h?ufig standardm??ig überprüft, also deaktivieren Sie bei Bedarf.
• Archivieren oder l?schen alte Elemente: Erm?glicht benutzerdefinierte autoarchive Einstellungen (deaktiviert verwendet Standardeinstellungen).
• Archivordner in Ordnerliste anzeigen: Zeigt den Ordner "Archiv" im Navigationsbereich an.
• Reinigen Sie Artikel ?lter als: Legt die Altersschwelle für die Archivierung fest.
• Bewegen Sie alte Elemente in: Verschoben Elemente in die Datei archive.pst. Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort zu ?ndern.
• Dauerhaft Elemente l?schen: Artikel ohne Archivierung l?schen.
• Wenden Sie diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner an: Anwendet Einstellungen auf alle Ordner.

Standardalterungsperioden

Standardalterungsperioden (ver?nderlich pro Ordner):

• Posteingang, Entwürfe, Kalender, Aufgaben, Notizen, Journal: 6 Monate
• Operationseingang: 3 Monate
• Gesendete Artikel, gel?schte Artikel: 2 Monate
• Kontakte: Nicht automatisch angerufen

Ohne Ordner ausschlie?en oder verschiedene Einstellungen anwenden

Um einen Ordner auszuschlie?en oder seine Einstellungen anzupassen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und w?hlen Sie Eigenschaften… .
2. W?hlen Sie entweder "Archivieren Sie Elemente in diesem Ordner nicht" oder "Archivieren Sie diesen Ordner mit diesen Einstellungen" und konfigurieren Sie entsprechend.

Erstellen des Archivordners

Wenn "Archivordner in der Ordnerliste anzeigen" ausgew?hlt ist, wird der Ordner "Archives" automatisch angezeigt. Ansonsten:

1. Klicken Sie auf Datei > ?ffnen und exportieren > Outlook -Datendatei ?ffnen.
2. W?hlen Sie die Datei archive.pst und klicken Sie auf OK .

Handbuch Archivierung in Outlook

Für mehr Kontrolle archivieren Sie manuelle Gegenst?nde:

1. Gehen Sie in Outlook 2016 zur Registerkarte Datei und klicken Sie auf Tools > Alte Elemente aufr?umen . Klicken Sie in Outlook 2010 und 2013 auf Datei > Reinigungswerkzeug > Archiv…
2. W?hlen Sie die Ordner aus, um zu archivieren und die Altersschwelle festzulegen. Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort der Archivdatei zu ?ndern. überprüfen Sie "Elemente mit" Nicht autoarchive "geprüft", um ausgeschlossene Elemente einzuschlie?en.

Standort der Outlook -Archivdateien

Die Datei archive.pst wird w?hrend des ersten automatischen Archivs oder manuellem Archiv automatisch erstellt. Der Standort h?ngt von Ihrem Betriebssystem ab (sofern dies nicht w?hrend des Setups ge?ndert wird).

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, 10: C: \ Benutzer \ \ Documents \ Outlook -Dateien \ archive.pst
• Windows XP: C: \ Dokumente und Einstellungen \ \ Lokale Einstellungen \ Anwendungsdaten \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst

Outlook 2007 und früher

• Vista und Windows 7: C: \ Benutzer \ \ Appdata \ local \ microsoft \ Outlook \ archive.pst
• Windows XP: C: \ Dokumente und Einstellungen \ \ Lokale Einstellungen \ Anwendungsdaten \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst

(Hinweis: Anwendungsdaten und AppData sind versteckte Ordner.)

Erweiterte Archivierungstechniken

?ndern des Standorts der Archivdatei

Um ein bestehendes Archiv zu bewegen:

1. Schlie?en Sie den Archivordner in Outlook.
2. Verschieben Sie die Datei archive.pst in den neuen Speicherort.
3. Verbinden Sie die bewegte Datei in Outlook ( Datei > Open > Outlook -Datendatei… ).
4. Aktualisieren Sie Ihre autoarchiven Einstellungen, um auf den neuen Standort zu verweisen.

Auto-Deleting von gel?schten Artikeln und Junk-E-Mail

Konfigurieren Sie autoarchive, um alte Elemente aus gel?schten Elementen und Junk -E -Mail -Ordnern zu l?schen, indem Sie die Option "Dauerhaft l?schen" für diese Ordner einstellen.

Archivieren nach erhaltener Datum

So archivieren Sie anhand des empfangenen Datums (anstelle des ge?nderten Datums), um die Registrierung zu ?ndern (Vorsicht!). Dies erfordert spezifische Hotfixes für Outlook 2007 und 2010. Erstellen Sie das Registrierungswert ArchiveIgnoreLastModifiedTime mit einem Wert von 1 unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office> . Starten Sie den Ausblick neu.

Fehlerbehebung bei Archivierungsproblemen

Archivieroptionen nicht verfügbar

Dies zeigt in der Regel eine Exchange -Server -Mailbox oder organisatorische Mail -Aufbewahrungsrichtlinien an. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator.

Autoarchive nicht l?uft

Stellen Sie sicherzustellen, dass "Alle N -Tage autoarchive ausführen" in autoarchiven Einstellungen überprüft wird.

Spezifischer Artikel nicht archiviert

überprüfen Sie, ob das ge?nderte Datum des Artikels kürzlich ist oder ob "dieses Element nicht autoarchivieren" ausgew?hlt ist.

Fehlender Archivordner

Stellen Sie sicher, dass "Archivordner in der Ordnerliste anzeigen" ausgew?hlt ist. ?ffnen Sie die Outlook -Datendatei bei Bedarf manuell.

Besch?digte Archive.pst -Datei

Verwenden Sie das Posteingang Reparaturwerkzeug (scanpst.exe), um die Datei archive.pst zu reparieren. Wenn er erfolglos ist, erstellen Sie ein neues Archiv.

Maximale Gr??e erreicht

Reinigen Sie die Datei archive.pst oder Main .pst, wenn sie voll ist. Die Standardlimit betr?gt 20 GB (Outlook 2007) oder 50 GB (sp?tere Versionen).

Dieser Leitfaden bietet ein gründliches Verst?ndnis für die Archivierung von Outlook und bef?higt Sie, Ihr E -Mail -Management zu optimieren.

Das obige ist der detaillierte Inhalt vonSo archivieren Sie in Outlook automatisch oder manuell. Für weitere Informationen folgen Sie bitte anderen verwandten Artikeln auf der PHP chinesischen Website!