このエンドツーエンドのチュートリアルでは、データソースとしてExcelシートを使用してWordでマージを効果的にメールで郵送する方法を教えてくれます。

Mass Maseの送信に関しては、Mail Mergeは実際の時間節(jié)約になる可能性があります。 Excelスプレッドシートに既に持っている情報を統(tǒng)合することにより、カスタムレター、電子メール、または郵送ラベルをWordですばやく作成できます。このチュートリアルでは、主な機能の概要を説明し、Excelの段階的な段階からメールマージを行う方法について説明します。

メールマージの基本

メールマージは困難な作業(yè)のように見えるかもしれませんが、実際にはプロセスは非常に簡単です。

基本を把握するには、3つのドキュメントの観點から考えることができます。

1. 名前、住所、電子メールなどの受信者に関する情報を含むExcelソースファイル。
2. パーソナライズされたフィールドのコードを備えたWordドキュメント。
3. パーソナライズされた文字、電子メール、ラベル、または封筒を備えた最後のWord文書。

メールマージの目標は、ファイル1とファイル2のデータを組み合わせてファイル3を作成することです。

メールマージのExcelスプレッドシートの準備

メールマージを?qū)g行すると、ExcelファイルがWordドキュメントに接続され、Microsoft Wordは接続されたワークシートから直接受信者の詳細を引き出します。

ワードでメールマージを?qū)g行する前に、Excelファイルには、名、姓、挨拶、ZIPコード、アドレスなどなどのすべての情報が含まれていることを確認してください。詳細を追加する場合は、マージを開始する前にこれを行う方がよいです。

確認する重要なこと：

• Excelシートには、受信者ごとに1つの行があります。
• スプレッドシートの列は、メールマージで使用するフィールドと一致します。たとえば、受信者に名で対処したい場合は、最初の名前と姓の個別の列を作成してください。州または市で連絡(luò)先をソートする場合は、別の州または都市の列があることを確認してください。
• Excelファイルが郵便番號または主要なゼロを備えたその他の數(shù)字を含んでいる場合は、メールマージ中にゼロを保持するためのテキストとしてフォーマットします。
• .csvまたは.txtファイルから情報をインポートしてExcelスプレッドシートを作成する場合、このチュートリアルはそれを正しく行うのに役立ちます：CSVファイルをExcelにインポートします。
• Outlookの連絡(luò)先を使用する場合は、次の記事が役立つ場合があります。Outlook連絡(luò)先をCSVにエクスポートする方法。

これは、メールマージに使用できるExcelシートの例です。

ExcelからWordへのマージを郵送する方法

ソースデータスプレッドシートが設(shè)定されてレビューされたら、メールマージを?qū)g行する準備ができています。この例では、文字をマージします。電子メールメッセージの場合、手順は基本的に同じになります。

1. 単語ドキュメントを作成します。すでにあなたの手紙を作成している場合は、既存の文書を開くことができます。そうでなければ、新しいドキュメントを作成できます。
2. 実行するマージの種類を選択してください。 [郵送]タブの[Start Mail Mergeグループ]で、 [Mail Mergeを開始]をクリックし、[メール]タイプ - 文字、電子メールメッセージ、ラベル、封筒、またはドキュメントを選択します。手紙を選んでいます。

   

3. 受信者を選択します。 [郵送]タブの[ Start Mail Merge Group]に、 [受信者]> [既存のリストを使用]をクリックします。

   

4. ExcelスプレッドシートとWordドキュメントを接続します。 Excelファイルを參照して、 [開く]をクリックします。次に、ターゲットシートを選択し、 [OK]をクリックします。

   

   ExcelシートとWordドキュメントの間に接続を設(shè)定することにより、受信者の詳細を含むExcelファイルに変更を加えるたびに、Mail Mergeデータソースが自動的に更新されることを確認します。

5. 受信者リストを改良します。特定の受信者を除外する場合は、 [Mail Merge Start Mergeグループの[受信者]ボタンの編集ボタンをクリックします。

   

   Mail Merge Recipientのダイアログがポップアップ表示され、チェックボックスをチェックまたは外出させて、Mail Mergeから受信者を追加または削除します。

   

   ヒント。また、受信者リストを並べ替え、フィルタリング、および裝飾したり、 Refine Refine Recipientsリストの下で対応するオプションをクリックして電子メールアドレスを検証することもできます。

   受信者リストが確定したら、手紙を始める準備ができています。 Wordドキュメントにテキストを直接入力するか、外部ソースからコピー/貼り付けます。

6. アドレスブロックとグリーティングラインを追加します。次に、アドレスブロックにプレースホルダーを追加し、メールマージのグリーティングラインを追加して、そのデータをどこに配置するかを正確に把握します。プレースホルダーを追加するには、 Write＆Insert Fieldsグループで、 [郵送]タブの対応するボタンをクリックします。

   

   挿入するマージフィールドに応じて、ダイアログボックスが異なるオプションで表示されます。あなたに最適なものを選択し、プレビューセクションで結(jié)果を観察し、 [OK]をクリックします。次または前の受信者に切り替えるには、右矢印と左矢印を使用します。

   

   ヒント。 WordがExcelファイルから間違った情報をプルする場合は、[フィールドの一致]ボタンをクリックして、特定のフィールドに一致します。

   完了すると、以下のスクリーンショットに示すように、マージフィールドのプレースホルダーがドキュメントに表示されます。

   

7. マージフィールドを挿入します。場合によっては、アドレスブロックとグリーティングラインのみを追加するだけで十分です。文字が印刷されると、受信者の名前と住所を除いてすべてのコピーが同一になります。

   他の狀況では、レターをもう少しパーソナライズするために、より多くのマージフィールドを挿入することをお勧めします。これを行うには、文字に個人情報が表示される場所にカーソルを正確に配置し、リボンの[マージ]フィールドボタンをクリックし、ドロップダウンリストからフィールドを選択します。

   

   マージフィールドがテキスト內(nèi)に挿入されている場合は、その両側(cè)にスペースがあることを確認してください。

   

8. 結(jié)果をプレビューします。受信者の詳細が文字に正しく表示されることを確認するには、 [郵送]タブの[プレビュー結(jié)果]ボタンをクリックしてから、左右の矢印を使用して受信者を切り替えます。

   

9. メールマージを完了します。すべてのプレビューに満足している場合は、 Finishグループにアクセスして、 [仕上げ]ボタンをクリックします。ここでは、文字を印刷するか、電子メールメッセージとして送信することを選択できます。印刷または電子メールを送信する前に編集を行うには、個々のドキュメントの編集をクリックします。新しいドキュメントが開き、特定の文字ごとに変更を加えることができます。

   

10. Mail Mergeドキュメントを保存します。 [保存]ボタンをクリックするか、 CTRL Sショートカットを押すことにより、通常のWordドキュメントとしてMail Mergeの結(jié)果を保存します。

保存すると、ファイルはExcelメーリングリストに接続されたままになります。 Mail Merge Documentをもう一度使用する場合は、Wordがその接続を保持するように求められたら、 [はい]を開きます。

ステップバイステップのメールマージウィザードを使用します

リボンでアクセス可能なオプションに加えて、同じ機能がMail Mergeウィザードの形式で使用できます。

ウィザードを起動するには、 [郵送]タブに移動し、 [Mail Merge]> Stepby-Step Mail Merge Wizardをクリックします。

クリックすると、ドキュメントの右側(cè)にメールマージペインが開き、プロセスを段階的に説明します。

私の意見では、リボンを使用すると、現(xiàn)時點で必要な機能を正確に使用できるため、より便利です。 Mail Mergeを初めて実行するとき、ウィザードのステップバイステップガイダンスが役立つ可能性があります。

フィールドに一致するようにメールマージを取得する方法

Word Mail Mergeがフィールドを正しく認識するには、Excelファイルの列名を非常に具體的にする必要があります。これは、アドレスブロックとグリーティングラインの機能に特に當てはまります。

• 名前のフィールドの場合、最初の名前と姓は問題なく機能します。他の列名は、一致する障害を引き起こす可能性があります。
• アドレスフィールドには、アドレス、都市、州、郵便番號、郵便番號などの完全な単語を使用します。

Excelのデータソースに異なる列名がある場合、フィールドを手動で一致させる必要があります。方法は次のとおりです。

1. [アドレスブロック]または[挨拶]ラインの挿入[[マッチ]フィールドをクリックします。ボタンをクリックします。 （このボタンは、郵送sタブの[Write＆Insert Fields]グループでも使用できます。）

   

2. ポップアップ表示される[フィールド]ダイアログボックスには、特定のブロックに必要なフィールドのリストが表示されます。特定のフィールドに合わせて、その橫のドロップダウン矢印をクリックし、リストから正しいフィールドを選択します。

   以下のスクリーンショットでは、Excelソースデータファイルからアドレス1にストリートコラムを一致させました。

   

メールマージショートカット

定期的にワードでメールマージを行うと、いくつかのショートカットを?qū)Wぶことで、かなりの時間を節(jié)約し、生産性を高めることができます。

うまくいけば、この情報が役立つことを願っています。今では、Excelから単語へのメールマージを正しく実行する方法を知っています。読んでくれてありがとう！

以上がExcelからWordへの段階的な段階への郵送方法の詳細內(nèi)容です。詳細については、PHP 中國語 Web サイトの他の関連記事を參照してください。