提升Excel效率：善用命名區(qū)域

默認(rèn)情況下，Microsoft Excel單元格以列-行坐標(biāo)命名，例如A1或B2。但是，您可以為單元格或單元格區(qū)域分配更具體的名稱，從而改進(jìn)導(dǎo)航、使公式更清晰，并最終節(jié)省時(shí)間。

為什么始終要為Excel中的區(qū)域命名？

您可能熟悉Microsoft Word中的書簽，它們是文檔中指定位置的不可見(jiàn)路標(biāo)，您可以隨時(shí)跳轉(zhuǎn)到需要的位置。Microsoft Excel對(duì)此節(jié)省時(shí)間的工具的替代方案有點(diǎn)缺乏想象力，稱為“名稱”，可通過(guò)工作簿左上角的名稱框訪問(wèn)。

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Excel有其自身的書簽式功能。

文章假設(shè)您有一個(gè)包含大量數(shù)據(jù)行和列的巨大工作表，并且您想跳轉(zhuǎn)到某個(gè)單元格而無(wú)需永遠(yuǎn)滾動(dòng)。最快的辦法是在名稱框中鍵入單元格引用并按Enter鍵。

同樣，如果您的工作簿中還有其他活動(dòng)選項(xiàng)卡，您可以通過(guò)鍵入選項(xiàng)卡名稱，后跟感嘆號(hào)，然后是單元格引用來(lái)跳轉(zhuǎn)到任何工作表中的任何單元格。例如，鍵入：

<code>Sheet2!H11</code>

然后按Enter鍵將帶您跳轉(zhuǎn)到Sheet 2中的H11單元格。

雖然這一切都很好，但如果您記不住哪些單元格包含您想要跳轉(zhuǎn)到的信息，它就沒(méi)有多大用處了。這就是為什么您應(yīng)該更改您經(jīng)常訪問(wèn)或在公式中使用的單元格或區(qū)域的名稱的原因。

在此示例中，我將一個(gè)單元格區(qū)域命名為“Monthly_Totals”，我一直在查看它。因?yàn)槲乙衙搮^(qū)域，所以無(wú)論我當(dāng)前使用哪個(gè)工作表，都可以通過(guò)單擊名稱框中的向下箭頭來(lái)跳轉(zhuǎn)到它。

更重要的是，我可以在公式中使用此命名區(qū)域。例如，鍵入：

<code>=SUM(Monthly_Totals)</code>

將添加此區(qū)域中的所有值并提供總計(jì)。

12種修復(fù)損壞的Excel公式的方法 Excel公式導(dǎo)致問(wèn)題？別再找了。

文章命名區(qū)域在公式中的另一個(gè)有用示例是當(dāng)它們構(gòu)成IF函數(shù)中邏輯測(cè)試的一部分時(shí)。在此示例中，通過(guò)單擊單元格并在公式欄中查看，您可以立即看到是否達(dá)到閾值的條件涉及總收入。另一方面，在此處使用單元格引用會(huì)使此操作不太清晰：

<code>=IF(Total_Income>10000,"Threshold met","Threshold not met")</code>

最后，命名區(qū)域有助于通過(guò)Excel的數(shù)據(jù)驗(yàn)證工具創(chuàng)建動(dòng)態(tài)下拉列表。在此示例中，我已將整列A重命名為“Employee_Names”?，F(xiàn)在，當(dāng)我單擊功能區(qū)“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”以向E1單元格添加名稱下拉列表時(shí)，我可以將列表的來(lái)源指定為此命名的列。

這意味著我添加到A列的任何名稱都將包含在下拉列表中。

如何在Excel中命名區(qū)域？

在Excel中命名單元格或單元格區(qū)域很簡(jiǎn)單。只需選擇要命名的單元格或區(qū)域，然后在名稱框中將單元格引用替換為您想要的名稱。然后，按Enter鍵。

當(dāng)您使用此方法手動(dòng)命名區(qū)域時(shí)，必須遵循一些規(guī)則才能使Excel接受您的更改：

• 第一個(gè)字符必須是字母、下劃線（_）或反斜杠（\）。
• 名稱的其余部分不能包含任何特殊字符。換句話說(shuō)，您只能使用字母、數(shù)字、句點(diǎn)和下劃線。
• 如果您分配的名稱包含多個(gè)單詞，請(qǐng)使用下劃線或句點(diǎn)（.）作為單詞分隔符。您不能使用空格。
• 命名區(qū)域不能與單元格引用相同，例如A1或B$2。
• 您不能將區(qū)域命名為“R”、“r”、“C”或“c”，因?yàn)檫@些引用為Excel中的其他后臺(tái)用途保留。
• 每個(gè)區(qū)域名稱必須與工作簿中的其他名稱不同，并且Excel不區(qū)分大小寫字母。
• 名稱最多可以包含255個(gè)字符，但這不應(yīng)成為問(wèn)題，因?yàn)槟峙涞拿Q應(yīng)該清晰簡(jiǎn)潔。

您還可以強(qiáng)制Excel根據(jù)工作表中已有的數(shù)據(jù)來(lái)命名區(qū)域。選擇要命名的區(qū)域，然后在功能區(qū)“公式”選項(xiàng)卡中，單擊“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”。然后，檢查出現(xiàn)的對(duì)話框中的相關(guān)選項(xiàng)。在此示例中，選中“頂行”將導(dǎo)致區(qū)域被命名為“Employees”，因?yàn)榱袠?biāo)題包含在所選內(nèi)容中。

如何在Excel中更改命名區(qū)域？

無(wú)論您是想更改區(qū)域的名稱還是命名區(qū)域中包含的單元格，該過(guò)程都快速簡(jiǎn)便。

在功能區(qū)“公式”選項(xiàng)卡中，單擊“名稱管理器”。

然后，雙擊要修改的命名區(qū)域，或單擊它并選擇“編輯”。

接下來(lái)，在“編輯名稱”對(duì)話框中，您可以更改“名稱”字段中的區(qū)域名稱，或調(diào)整“引用位置”字段中的引用區(qū)域。

完成后，單擊“確定”，然后關(guān)閉“名稱管理器”對(duì)話框。

如果您在公式、數(shù)據(jù)驗(yàn)證條件或工作簿中的其他引用中包含了之前的名稱或區(qū)域，請(qǐng)不要擔(dān)心，這些內(nèi)容將根據(jù)您剛剛進(jìn)行的更改自動(dòng)更新。

關(guān)于在Excel中命名區(qū)域您應(yīng)該了解的事項(xiàng)

在繼續(xù)為工作簿中的某些區(qū)域命名之前，請(qǐng)注意以下幾點(diǎn)：

• 使用描述性但簡(jiǎn)短的名稱。例如，“Total_expenditure_for_the_year_2020”只會(huì)使公式變得過(guò)長(zhǎng)并造成混淆。同樣，“TotExp20”可能無(wú)法向以前從未見(jiàn)過(guò)該工作表的人提供足夠的信息。相反，像“Expenditure_2020”這樣的名稱更合適。
• 不需要命名每個(gè)區(qū)域。有時(shí)，未命名的區(qū)域（直接單元格引用）如果與他人共享工作表可能更有用，因?yàn)樗麄兛梢钥吹酱_切的引用位置。換句話說(shuō)，只有在這樣做會(huì)為電子表格增加價(jià)值時(shí)，才應(yīng)命名區(qū)域。
• 您不妨考慮為任何命名區(qū)域添加“Rng_”前綴，以將其與其他命名項(xiàng)（如表格或圖表）區(qū)分開(kāi)來(lái)。采取此步驟還可以使公式中的區(qū)域更容易識(shí)別——當(dāng)您鍵入Rng時(shí)，所有命名區(qū)域都將顯示在工具提示列表中，您可以簡(jiǎn)單地選擇相關(guān)區(qū)域。
• 在Excel中命名區(qū)域的另一種方法是將數(shù)據(jù)格式化為Excel表格，然后重命名表格。

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名稱中有什么？嗯，很多。

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命名區(qū)域只是提高Excel工作效率的眾多方法之一。例如，您還可以凍結(jié)窗格以避免過(guò)度滾動(dòng)，使用數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)工具生成預(yù)測(cè)，并調(diào)整快速訪問(wèn)工具欄以個(gè)性化您的Excel體驗(yàn)。

以上是我總是以excel命名，你也應(yīng)該的詳細(xì)內(nèi)容。更多信息請(qǐng)關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！