這是有關(guān)如何導出Outlook電子郵件的綜合指南，涵蓋了完整的郵箱備份，過濾的出口和可符合Excel的數(shù)據(jù)。

從Outlook出口電子郵件可能有助于各種任務(wù)。無論您的原因是什么 - 整理收件箱，存檔重要的通信或為平臺開關(guān)做準備 - Outlook為您提供了創(chuàng)建完整備份的工具，精確過濾了您所需的內(nèi)容，甚至可以將消息轉(zhuǎn)換為對電子表格友好的格式，以進行更深入的分析。本指南會引導您完成每一步，提示和技巧，以使出口直接有效。

筆記。導出電子郵件的選項僅在Classic Outlook桌面應(yīng)用程序中可用。在新的Outlook和Web版本中，此功能當前不支持。

如何導出Outlook電子郵件

要導出電子郵件，您需要經(jīng)典的Outlook桌面應(yīng)用程序。此功能可在Microsoft 365和獨立版本的Outlook中獲得，包括Outlook 2024、2021、2019、2016及以上。

請按照以下步驟將Outlook消息導出到.pst文件：

1. 單擊Outlook色帶的左上角的“文件”選項卡。
2. 單擊“打開＆導出” >導入/導出。

   

3. 選擇“導出到文件” ，然后單擊下一步繼續(xù)。

   

4. 選擇導出格式。選擇Outlook Data File（.pst） ，然后單擊下一步。這種格式保留了您的文件夾結(jié)構(gòu)，包括子文件夾。

   

5. 選擇要導出的內(nèi)容：
   • 要導出一個特定的郵件文件夾，例如收件箱，請首先擴展目標電子郵件帳戶，然后在該帳戶下選擇文件夾。這樣可以確保您包含正確的內(nèi)容，尤其是如果您在Outlook中有多個帳戶時。
   • 要導出整個郵箱，請選擇該帳戶的頂級文件夾。這包括所有內(nèi)置和自定義電子郵件文件夾，以及您的聯(lián)系人，日歷和任務(wù)。
   • 如果您希望對該文件夾下的所有內(nèi)容進行完整備份，請確保檢查子文件夾。
   • 準備就緒時單擊下一步。

   

6. 選擇一個保存位置。單擊瀏覽以選擇在哪里保存結(jié)果文件。您可以將其重命名以易于參考。默認情況下，Outlook建議backup.pst并將其存儲在：

   C：\ Users \ {用戶名} \ Documents \ Outlook Files

   如果您要導出到現(xiàn)有文件，請使用選項區(qū)域來決定如何處理重復項：

   • 用導出的項目代替重復項
   • 允許創(chuàng)建重復的項目
   • 請勿轉(zhuǎn)移重復項目

   一切設(shè)置后，單擊完成。

   

7. 設(shè)置密碼（可選）。您可以分配密碼來保護文件。此步驟是可選的 - 只需將字段留空，然后單擊確定，如果您不想設(shè)置一個。

   

Outlook將開始創(chuàng)建新的.pst文件。根據(jù)郵箱的大小，這可能需要幾分鐘。如果您要導出到受密碼保護的文件，Outlook將提示您在啟動之前輸入密碼。

完成后，您的電子郵件將以便攜式格式存儲。您可以將此.pst文件導入另一個設(shè)備上的Outlook或?qū)⑵溆米靼踩珎浞荨?/p>

提示。 Outlook一次僅導出一個文件夾。要在同一備份中包含多個文件夾，請單獨將每個文件夾導出到同一PPST文件中。

如何從Outlook導出所有電子郵件

如果您正在使用啟用緩存交換模式的基于Exchange的帳戶，則僅導出當前存儲在您的緩存中的項目。默認情況下，緩存包含過去12個月的電子郵件。這意味著，除非您調(diào)整此設(shè)置，否則您的備份可能只包括最新消息。

為了確保您的所有電子郵件都包含在導出中，請執(zhí)行此操作：

1. 轉(zhuǎn)到“文件”選項卡，然后單擊“帳戶設(shè)置” > “帳戶設(shè)置” 。
2. 在“電子郵件”選項卡中，選擇一個適當?shù)膸?，然后單?i>“更改” 。

   

3. 在“帳戶設(shè)置”窗口中，將過去滑塊的下載電子郵件一直移至所有人。

   

Outlook將開始同步您的郵箱。根據(jù)有多少數(shù)據(jù)，此過程可能需要一段時間 - 等到同步完成之前，才啟動導出。

一旦所有內(nèi)容都在本地同步，您就可以充滿信心地將完整的郵箱導出到.pst文件中，認為沒有遺漏電子郵件。

如何按照標準導出特定的電子郵件

要僅導出匹配某些條件的電子郵件，您可以使用Outlook提供的高級過濾選項。這可以幫助您將出口范圍縮小到所需的消息。

請按照以下步驟：

1. 按照前節(jié)中所述啟動該過程，然后繼續(xù)步驟1 - 4以導出到Outlook Data File（.pst）。
2. 選擇要從導出的郵箱或特定文件夾后，單擊“過濾器”按鈕。

   

3. 在“過濾器”對話框中，探索可用選項卡以定義您的條件：
   • 消息- 主題或主體中的關(guān)鍵字過濾電子郵件，或指定發(fā)件人/收件人。
   • 更多選擇選項卡 - 按類別，附件，重要性級別，標志或大小過濾。
   • 高級選項卡 - 使用消息字段創(chuàng)建自定義過濾器。您可以添加多個條件以獲得更精確的控制。
4. 過濾器設(shè)置到位后，單擊確定以返回主窗口。
5. 單擊下一步，選擇您的導出位置，然后照常完成該過程。

以下是常見過濾出口的一些示例。

帶有特定單詞或某個發(fā)件人的電子郵件導出電子郵件

在“消息”選項卡上，在搜索單詞字段的搜索中輸入關(guān)鍵字。要通過發(fā)件人過濾，請單擊“從按鈕”，然后從您的通訊錄中選擇一個聯(lián)系人。

按類別導出Outlook電子郵件

要在一個或多個顏色類別中導出消息，請轉(zhuǎn)到更多選擇選項卡，然后單擊類別以選擇一個或多個預定義的類別標簽。

按日期導出消息

要導出在特定日期范圍之前，之后或在特定日期范圍內(nèi)收到的電子郵件，請使用“過濾器”對話框的“高級”選項卡：

1. 在“高級”選項卡上，單擊字段>日期/時間字段>接收。

   

2. 根據(jù)您的需求，選擇一個條件，例如在上或之后，在上或之間，之前或之間。
3. 在值字段中輸入相關(guān)日期。確保使用Windows區(qū)域設(shè)置中設(shè)置的默認日期格式。這應(yīng)該匹配Outlook收到的列中顯示的格式。
4. 單擊確定以應(yīng)用過濾器。

   

您可以添加更多日期條件，或?qū)⑺鼈兣c其他過濾器結(jié)合在一起，以進一步縮小電子郵件導出。

通過多個條件導出電子郵件

如果您需要導出匹配多個標準的消息，則“過濾對話”中的“高級”選項卡可以靈活地結(jié)合多個條件：

1. 設(shè)置您的第一個條件，然后單擊“添加到列表” 。
2. 繼續(xù)以相同的方式添加更多條件，每次單擊添加到列表以包含它。
3. 添加所有過濾器后，單擊確定以應(yīng)用它們。

當您需要查明符合因素組合的消息（例如特定類別和日期范圍和特定單詞）的消息時，此方法特別有用。

如何將Outlook電子郵件導出到Excel（.csv文件）

如果您需要將Outlook數(shù)據(jù)傳輸?shù)紼xcel以進行備份，報告或分析，則可以做到這一點：

1. 在Outlook中，單擊文件> “打開＆導出” >導入/導出。
2. 選擇“導出到文件” 。
3. 選擇逗號分隔的值。

   

4. 選擇要從中導出消息的文件夾，然后單擊下一步。

   

5. 單擊瀏覽以選擇要保存文件的位置。鍵入文件名，單擊“確定” ，然后接下來。要將其保存到默認位置，您只需輸入文件名即可。

   

6. 地圖字段（可選）。單擊地圖自定義字段以調(diào)整將出現(xiàn)在Excel中的數(shù)據(jù)字段：
   • 將項目從左側(cè)（源）拖到右側(cè)（目的地）以包括它們。
   • 將字段從右到左將其刪除。
   • 完成后，單擊確定。

   如果您可以使用默認設(shè)置，則可以跳過此步驟。

   

7. 點擊完成。

導出完成后，在Excel中打開結(jié)果.CSV文件。每個電子郵件將以單獨的行出現(xiàn)，并帶有針對主題，主體，從，到和CC等字段的列。現(xiàn)在，您可以根據(jù)需要對數(shù)據(jù)進行排序，過濾或分析。

如何從Outlook.com導出電子郵件

如果您在Outlook.com上使用Web瀏覽器中的Outlook，則沒有內(nèi)置功能可以直接導出電子郵件。但是，有一些解決方法可以幫助您保存或備份消息：

• 將帳戶添加到經(jīng)典Outlook中。要從Outlook.com郵箱導出電子郵件，請將您的帳戶連接到Classic Outlook Desktop應(yīng)用程序。添加后，您可以按照標準步驟將消息保存到.pst文件。
• 使用支持導出的電子郵件客戶端。您也可以將Outlook.com帳戶連接到另一個桌面電子郵件程序，例如Thunderbird。這些應(yīng)用程序通常包括他們自己的導出選項，您可以使用它們來備份電子郵件數(shù)據(jù)。
• 保存?zhèn)€人電子郵件。如果您只需要保存幾條消息，則可以使用另存為PDF功能，也可以將其另存為ELM或MSG來存儲特定消息在計算機上。

目前，Outlook.com不直接通過Web界面支持導出郵件。如果您需要備份或傳輸數(shù)據(jù)，則使用桌面Outlook應(yīng)用程序是最可靠的方法。

如何將電子郵件導入Outlook

要將先前導出的消息添加到Outlook中，您可以直接打開.pst文件或?qū)?。每種方法都有其好處，具體取決于您計劃如何與數(shù)據(jù)合作。

在Outlook中打開.pst文件

此方法使您可以添加導出的電子郵件，而無需將其合并到當前的郵箱中。

1. 在Outlook中，轉(zhuǎn)到“文件”選項卡，然后選擇“ Open＆Export” > “ Open Outlook數(shù)據(jù)文件” 。

   

2. 瀏覽到.pst文件的位置，選擇它，然后單擊“打開” 。

一個名為Outlook Data File的新郵箱將出現(xiàn)在您的文件夾窗格中。您可以在那里訪問并閱讀導入的電子郵件，但它們與您的主要文件夾保持分開。

優(yōu)點：快速，不會改變您的主郵箱。

缺點：有限的選項 - 無法控制哪些文件夾導入或出現(xiàn)在哪里。

導入.pst文件到Outlook

如果要將導出的電子郵件合并到當前的郵箱中，請使用此方法。

1. 轉(zhuǎn)到“文件”選項卡，然后選擇“打開＆導出” > “導入/導出” 。
2. 從另一個程序或文件中選擇導入，然后單擊下一步。
3. 選擇Outlook Data File（.pst） ，然后單擊下一步。
4. 瀏覽.pst文件，然后選擇要處理重復項的方式。可選地，您可以選擇要導入的特定文件夾，而不是整個數(shù)據(jù)文件。
5. 選擇數(shù)據(jù)應(yīng)該去的帳戶。

   

6. 單擊完成以開始導入。

結(jié)果，從.pst文件中選擇的文件夾將添加到您的郵箱中，并與現(xiàn)有文件夾一起出現(xiàn)，因此您可以作為常規(guī)Outlook視圖的一部分訪問導入的消息。

優(yōu)點：靈活 - 可讓您選擇目標帳戶，要導入的文件夾以及如何處理重復。

缺點：涉及的步驟不僅僅是打開文件。

從Outlook導出了哪些數(shù)據(jù)，什么不是？

從Outlook導出您的電子郵件時，確切地知道保存的內(nèi)容和沒有保存的內(nèi)容是有幫助的。這樣可以確保您清楚地了解傳輸數(shù)據(jù)將包含的內(nèi)容，尤其是當您轉(zhuǎn)到新設(shè)置或試圖保留關(guān)鍵信息時。

什么是出口

這是結(jié)果.pst文件中包含的內(nèi)容：

• 所選郵箱或文件夾中的文件夾結(jié)構(gòu)。
• 子文件夾，如果啟用了此選項。
• 所有郵件項目以及任何附件。
• 日歷事件，聯(lián)系人和任務(wù)（如果這些文件夾包含在導出中）。
• 嵌入式圖像和格式，保存在消息體內(nèi)。
• 讀取電子郵件的狀態(tài)。
• 標志和后續(xù)提醒應(yīng)用于消息。
• 分配給消息，任務(wù)或日歷項的顏色類別（當將.pst文件導入到Outlook時，這些類別仍然可見）。

什么不是出口

.pst文件包含核心數(shù)據(jù)（例如電子郵件，聯(lián)系人，任務(wù)和日歷項），但它不會攜帶元數(shù)據(jù)和文件夾屬性。這些設(shè)置不包括在出口中：

• 消息規(guī)則
• 條件格式規(guī)則
• 自定義視圖和自定義表格
• 快速步驟
• 自動構(gòu)建設(shè)置和其他特定于文件夾的屬性
• 垃圾電子郵件列表：安全發(fā)件人，安全的收件人和被阻塞的發(fā)件人
• 鏈接項目之間的關(guān)系（例如，鏈接到任務(wù)的聯(lián)系人）
• 自動完成緩存（在尋址電子郵件時使用）
• 發(fā)送/接收POP3帳戶的歷史記錄
• .pst文件中第三方加載項保存的任何設(shè)置

了解包含的內(nèi)容以及沒有幫助您更好地計劃的內(nèi)容，尤其是當您遷移到新設(shè)置或創(chuàng)建備份時。如果其中一些排除的設(shè)置對您的工作流很重要，則可能需要復制 /粘貼整個.pst文件以進行完整備份，而不是在導出后手動重新創(chuàng)建這些元素。

導出Outlook電子郵件 - 有用的提示

在您開始從Outlook導出電子郵件之前，這里有一些有用的提示，以確保流程順利進行，并且您可以完全了解您的需求：

• 首先整理您的郵箱?；c時間刪除過時或不必要的物品，使您的郵箱混亂?？焖俚泥]箱清理有助于減小導出文件的大小，并保持備份。
• 使用清晰的文件名。使用包括日期的描述性文件名（例如， Outlook_backup_april2025.pst ），以便您以后可以快速識別并找到特定的備份。
• 分別處理多個帳戶。如果您在Outlook中管理多個帳戶，請重復每個帳戶的導出過程。仔細檢查您是否選擇了正確的帳戶或文件夾，以避免包含錯誤的內(nèi)容或留下重要的內(nèi)容。
• 選擇一個安全的存儲位置。將.pst文件保存到本地驅(qū)動器或外部存儲。但是，避免ONEDRIVE，它阻止了Outlook .pst文件的自動同步。
• 在需要時導出單封電子郵件。要備份單個消息，您可以將它們保存在.msg格式中，或?qū)㈦娮余]件導出到PDF，以保留記錄的副本。
• 您的數(shù)據(jù)保持完整。導出創(chuàng)建您所選數(shù)據(jù)的副本。原始項目保留在您的郵箱中，因此在導出過程中沒有刪除或移動任何內(nèi)容。

用這些指針裝備，您將避免常見的陷阱，并保持整潔，安全的通信記錄。

為什么要導出Outlook郵件？

在許多情況下，導出您的Outlook電子郵件可能會有所幫助。以下是考慮的一些常見原因：

• 備份重要的對話。創(chuàng)建Outlook數(shù)據(jù)的備份可確保您擁有通信的副本，以防出現(xiàn)問題，例如數(shù)據(jù)丟失，帳戶問題或設(shè)備故障。如果您的消息包含敏感或關(guān)鍵信息，這一點特別有用。
• 將數(shù)據(jù)傳輸?shù)搅硪慌_設(shè)備或電子郵件客戶端。如果您要在新計算機上設(shè)置Outlook或切換到其他電子郵件程序，則導出您的消息使您可以輕松移動數(shù)據(jù)而不會丟失任何重要內(nèi)容。
• 在您的Outlook郵箱中釋放空間。隨著時間的流逝，您的郵箱可以填充舊消息和大型附件。導出然后刪除較舊的內(nèi)容可以幫助提高Outlook的性能，并使收件箱易于管理。
• 將消息存儲在Outlook之外?？梢詫С龅奈募４嬖谀挠嬎銠C，外部驅(qū)動器或云存儲中，以便快速訪問。如果您想將與項目相關(guān)的電子郵件保留在共享文件夾或商店記錄中以外的Outlook進行安全保管之外，這很方便。
• 滿足合規(guī)或法律要求。在某些行業(yè)中，必須保持溝通記錄。導出電子郵件提供了一種直接的方法來維護可以在需要時審查或提交的檔案。
• 在帳戶更改期間保留個人檔案。如果您要離開工作，更改電子郵件提供商或停用帳戶，則導出電子郵件，確保您不會丟失該收件箱中存儲的任何個人或?qū)I(yè)歷史記錄。

通過了解這些好處，您可以決定何時出口是正確的選擇，幫助您保持井井有條，保護數(shù)據(jù)并為將來的需求做好準備。

這就是您需要自信地導出，備份和重新接口您的Outlook電子郵件的一切。有了這些步驟和技巧，您將有靈活地按照您的需要管理郵件，并且知道您的數(shù)據(jù)是安全，易于訪問且為任何事物做好準備而帶來的安心:)

以上是如何導出Outlook電子郵件 - 全部或特定消息的詳細內(nèi)容。更多信息請關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！