Le tutoriel vous instruisera comment configurer des réponses automatisées dans Outlook pendant votre absence. Vous découvrirez comment configurer des messages hors bureau pour les comptes de messagerie professionnels et personnels, et pour différentes versions d'Outlook, y compris les plateformes traditionnelles, mises à jour et basées sur le Web.

Dans le monde au rythme rapide d'aujourd'hui, tout le monde a besoin d'une pause occasionnellement, même à partir de ses e-mails. Que vous soyez en vacances ou que vous voyagiez pour les affaires, vous ne voulez pas laisser vos contacts en attente. En configurant une réponse automatique Outlook, vous pouvez informer les gens que vous n'êtes pas disponible et lorsque vous serez de retour. Ce message sera automatiquement envoyé à toute personne qui vous envoie un e-mail pendant votre absence.

Pour configurer un message hors bureau automatique dans Outlook, vous devez d'abord déterminer le type de compte de messagerie dont vous disposez. Différentes méthodes s'appliquent aux comptes Exchange, Pop / Pop3, IMAP et SMTP.

Voici comment vous pouvez identifier le type de compte et configurer votre réponse automatique en conséquence.

1. Accédez à l'onglet Fichier dans le coin supérieur gauche du ruban.
2. En vertu des informations du compte dans la section Info , sélectionnez le compte que vous souhaitez utiliser et observez les options ci-dessous:
   • Pour un compte Microsoft Exchange , vous verrez l'option Automatic Replies (Off Office) . Cliquez dessus et continuez avec les instructions.
   • Pour les comptes POP3 et IMAP , la fonction de réponses automatique n'est pas disponible. Au lieu de cela, vous pouvez créer une règle pour envoyer votre notification hors bureau.

Maintenant, expliquons comment configurer une réponse automatique pour chacun de ces types de compte.

Comment définir un message automatique hors bureau dans Outlook

Pour envoyer une réponse automatique dans Outlook avec un compte Exchange, suivez ces étapes faciles:

1. Dans l'application Outlook Desktop, cliquez sur l'onglet Fichier dans le coin supérieur gauche.
2. Dans la section Info , cliquez sur le bouton Automatic REVIES (HORS OFFOR) .
3. Dans la bo?te de dialogue qui appara?t, sélectionnez Envoyer des réponses automatiques . Facultativement, vous pouvez définir une plage de dates pour désactiver les réponses automobiles lorsque la date de fin spécifiée est atteinte. Si aucune plage de dates n'est définie, vous devrez les désactiver manuellement à son retour.
4. Dans l'onglet intérieur de mon organisation , saisissez le message que vous souhaitez que vos collègues re?oivent pendant votre absence.
5. à l' extérieur, mon onglet Organisation , composez le message que vous souhaitez envoyer aux contacts externes. Soyez prudent lorsque vous choisissez de répondre automatiquement à toute personne extérieure à mon organisation , car cela enverra votre ?message à l'extérieur? à chaque e-mail entrant, y compris les publicités, les newsletters et le spam. Pour éviter cela, il est recommandé de sélectionner mes contacts uniquement .
6. Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres.

Voilà! Votre message Outlook Out Office est désormais configuré et sera automatiquement envoyé aux personnes qui vous envoient un e-mail pendant vos vacances ou votre voyage d'affaires.

Comment définir un message à l'extérieur pour les comptes Outlook Pop / IMAP

La mise en place de notifications hors bureau pour les comptes POP et IMAP / SMTP dans Outlook nécessite une approche légèrement différente de celle des comptes d'échange. Ces types de compte n'ont pas la fonction intégrée pour les réponses automatiques, vous devrez donc créer un modèle de messagerie et configurer une règle pour répondre automatiquement avec ce modèle à chaque message que vous recevez. Cette méthode s'applique à diverses versions d'Outlook, de 2010 à 365. Commen?ons!

étape 1. Créez un modèle de message à l'extérieur

Avant de créer la règle, vous devez préparer le message que vous souhaitez envoyer en tant que réparation automatique.

1. Dans vos perspectives, rédigez un nouvel e-mail avec le sujet et le texte que vous souhaitez que votre message à l'extérieur transmette. Par exemple, vous pourriez écrire quelque chose comme ceci:

2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer AS et enregistrer l'e-mail sous forme de modèle Outlook (* .oft).

   ATTENTION : Ne modifiez pas l'emplacement par défaut où Outlook enregistre les modèles, qui est généralement: C: \ Users \ Username \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Modèles

   (Cette note est destinée aux utilisateurs avancés; les débutants sont encouragés à s'en tenir aux valeurs par défaut.)

3. Fermez la fenêtre de message sans l'envoyer.

étape 2. Configurer une réponse automatique avec une règle de modèle

Avec votre modèle de message extérieur préparé, il est temps de créer une règle qui l'enverra automatiquement lorsque vous recevrez de nouveaux e-mails.

1. Cliquez sur l'onglet Fichier , puis sélectionnez Gérer les règles et les alertes .

2. Dans la fenêtre de dialogue des règles et alertes , cliquez sur la nouvelle règle .

3. Sous Démarrez-vous à partir d'une règle vide , sélectionnez Appliquer les règles sur les messages que je re?ois , puis cliquez sur Suivant .

4. Définissez les conditions de la règle. Vous pouvez choisir ? parmi les personnes ou le groupe public? ou ? via un compte spécifié? pour spécifier quels e-mails déclenchent la réponse hors bureau. Si vous définissez une réponse automatique pour tous les messages entrants de tous vos comptes, sautez cette étape et cliquez sur Suivant . Lorsque Outlook vous invite à appliquer cette règle à tous les messages, cliquez sur oui pour confirmer.

5. Ensuite, spécifiez ce que vous voulez faire avec les messages. étant donné que nous voulons répondre à l'aide d'un modèle spécifique , sélectionnez cette option sous ? étape 1: sélectionnez Action (s) ? . Sous ? étape 2: modifiez la description de la règle ?, cliquez sur ? un modèle spécifique? .

6. La bo?te de dialogue Sélectionner une réponse appara?tra. Dans la zone déroulante Look in Dropdown, sélectionnez les modèles d'utilisateur dans le système de fichiers , choisissez le modèle de message à l'extérieur que vous avez créé et cliquez sur Ouvrir .

7. De retour dans l' assistant de règles , vous verrez le chemin de votre modèle dans le volet inférieur et cliquez sur Suivant .

8. Facultativement, vous pouvez ajouter des exceptions à la règle. Sinon, cliquez sur Suivant sans rien sélectionner.

   Conseil. Vous pouvez exclure les e-mails retournés contenant "retourné" ou "non livrable" dans le sujet pour empêcher une situation où les e-mails rebondissent entre les serveurs. Cependant, ce n'est pas obligatoire, car la réponse utilisant une règle de modèle spécifique n'envoie votre message à l'extérieur qu'une fois par session, qui dure jusqu'à ce que vous redémarrez votre perspective.

9. Dans la dernière étape, nommez votre règle et choisissez des options supplémentaires. Pour activer immédiatement la règle, continuez à vérifier cette case de règle (paramètre par défaut). Si vous préférez activer la règle plus tard, décochez cette bo?te. Une fois terminé, cliquez sur Terminer pour enregistrer la règle.

Félicitations! Vous avez réussi à configurer un message hors bureau automatique dans Outlook. Vous pouvez maintenant vous détendre sans vous soucier de manquer des e-mails importants.

Pour plus d'informations, voir Outlook

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