Les équipes internes jonglent constamment avec un pipeline sans fin de projets de référencement, de l'analyse des concurrents et de la maintenance technique au lancement de nouveaux produits et migrations de sites Web. Sans gestion de projet efficace, cet afflux constant de travail peut rapidement devenir écrasant.

Cet article explore les éléments clés d'une gestion de projet réussie pour les équipes de référencement internes, vous aidant à naviguer dans le flux de projet constant tout en soutenant des objectifs commerciaux plus larges et en vous concentrant stratégiquement sur l'amélioration des performances de recherche organique.

D'où viennent tous ces projets?

Imaginez ceci: un tableau de bord du projet SEO pour une entreprise aux multiples facettes. à première vue, vous pariez que l'équipe interne souffre d'une personnalité divisée.

Sur le tableau de bord, vous verrez des taches liées au référencement telles que l'analyse des concurrents, la recherche de sujet et la maintenance technique. Mais mélangé à ceux-ci se trouvent des projets pour le déclassement du produit X, le lancement du produit Y et la migration des sections d'un site Web vers un autre - un vrai tableau de bord Frankenstein.

Mais il existe une méthode pour la folie: chaque changement vers un site Web peut faire ou défaire ses performances organiques. Il existe une différence significative entre la suppression du poids mort et les redirections intelligentes et la gestion des liens.

La question principale est: comment les équipes de référencement internes peuvent-elles transformer ce tableau de bord complexe en plus stratégique?

1. combler les lacunes sur le ?quoi?

Les experts du référencement sont parfois considérés comme des introvertis, cachés derrière de grandes tables Excel, des outils étranges et des mots incompréhensibles sur leur ?Dieu Google?.

En réalité, les SEO internes sont l'une des équipes les plus communicatives. Ils doivent dénicher et comprendre les plans des autres équipes, y compris leurs implications pratiques, leur portée et leur chronologie.

Réunions régulières

N'attendez pas les invitations - soyez proactif.

Planifiez des réunions régulières avec d'autres équipes en fonction de leur rythme de planification. Utilisez ces séances pour partager vos projets, écouter activement et poser des questions.

La compréhension des plans des autres départements est essentielle pour la portée efficace de votre travail de référencement.

Notes de réunion

La documentation de ces réunions est essentielle pour éviter que tout détail ne soit négligé.

Après chaque réunion, enregistrez rapidement tous les éléments d'action dans un outil de gestion de projet.

Cela vous permet de suivre les autres pendant que la discussion est fra?che dans leur esprit.

Champ de travail

Comprendre la portée du travail est essentiel à la fois pour les projets externes et les initiatives SEO.

Créez des listes de contr?le et des listes claires avec des sous-taches où elles sont nécessaires. La portée claire améliorera également vos estimations temporelles et améliorera votre compréhension de la réalisation de ces projets dans un certain délai.

Avoir une bonne compréhension du ?quoi? et de tous les projets prévus est un bon début pour votre gestion de projet, mais pour le faire fonctionner, vous devez également conna?tre le ?pourquoi?.

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2. Déterminez le but

Chaque projet sur votre tableau de bord devrait avoir un objectif clair. Si vous ne pouvez pas expliquer le ?pourquoi? derrière une tache à un enfant de 5 ans, il est de retour à la planche à dessin.

Cette clarté aide à hiérarchiser efficacement les projets, garantissant que les efforts de votre équipe s'alignent sur des objectifs commerciaux plus larges.

N'ayez pas peur d'être la franchise radicale dans la salle, mais soutenez votre comportement avec des données et une approche claire.

L'une des voies est d'utiliser la tactique des objectifs intelligents et de demander à la personne qui a demandé au projet de remplir les pièces:

• S PECIFIQUE: Articulez clairement ce qui doit être accompli une fois de plus.
• MELUSIBLE : soulignez comment le succès sera mesuré - quels sont les KPI de base.
• A Chievable: évaluez si le projet est réaliste tout en considérant des ressources limitées comme le temps et les gens.
• R élévateur: double-vérifiez si le projet compte maintenant ou pour la stratégie à court et à long terme de l'entreprise et à quel point elle est critique.
• Ti ime: Partagez quelle est la date d'échéance souhaitée et si cette date d'échéance est fixée en raison de différentes circonstances.

Vous pouvez également utiliser la méthode ?5 pourquoi? et essayer de dévoiler la cause profonde. Les gens suggèrent souvent des projets pour résoudre le problème évident au lieu d'éliminer la cause profonde.

Un exemple de référencement du monde réel sera de divulguer un projet pour nettoyer 301 redirections. Avec une bonne maintenance technique - 301 Les redirections doivent être nettoyées juste après une redirection dans votre CMS.

Ainsi, la cause profonde n'est pas qu'il existe de nombreux 301 redirections. C'est le fait que les gens ne suivent pas le processus et redirigent les URL sans remplacer les liens internes.

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3. Trouvez la bonne priorité

L'une des choses les plus importantes pour chaque équipe interne est d'avoir une matrice de priorisation claire. Vous n'avez pas besoin d'une liste infinie de règles pour chaque quadrant, mais pour les critiques et très importantes, c'est un must.

La raison en est qu'avec un pipeline sans fin de projets, vous devez savoir comment expliquer à d'autres équipes pourquoi vous pensez que leur projet n'est pas critique et pourquoi il continuera d'attendre votre arriéré pour les temps meilleurs.

Pour placer chaque projet dans le bon quadrant, vous pouvez commencer par les questions suivantes:

• Le projet aura-t-il un impact global (c'est-à-dire pour toutes les régions ou tous les sites Web)? Par exemple, l'entreprise publie-t-elle quelque chose de valide pour tous les marchés ou quelque chose de bien pour un?
• Les autres équipes sont-elles fiables sur vos livrables? Par exemple, attendent-ils des recherches détaillées de sujets afin de pouvoir planifier le calendrier de contenu local pour les six prochains mois?
• Y a-t-il des limites de temps qui ne sont pas sous le contr?le de votre entreprise? Par exemple, un chef de projet d'une autre équipe a promis que la date d'échéance d'un projet sera la date x, contre votre entreprise mettant fin à son contrat avec un système tiers, et l'entreprise doit migrer à partir de celui-ci jusqu'à la date x?
• Quel est le ROI attendu du projet? Et le ROI est-il attendu à court terme ou à long terme? Est-ce vraiment mesurable?
• Le projet a-t-il été retardé par d'autres équipes? Ou a-t-il été un anticipé passionné depuis longtemps parce que son objectif est de changer la situation actuelle?
• L'équipe SEO est-elle fiable sur les livrables d'autres équipes? Sont-ils sur la bonne voie ou en retard?
• Quelle est la principale partie prenante du projet? Cela vient-il directement du PDG ou d'un gestionnaire de niveau C? Celui-ci est délicat. D'un point de vue, ces personnes ont généralement plus d'informations sur la situation dans son ensemble. Mais parmi d'autres, ils peuvent également manquer un contexte connu des managers de niveau intermédiaire.

Répondre à ces questions vous aidera à comprendre l'importance de chaque projet et le niveau de son urgence, car tous les projets critiques ne sont pas urgents.

Pour les projets SEO purs, vous pouvez utiliser une approche de matrice de double priorité et définir à la fois les priorités commerciales et SEO.

Par exemple, la réparation 404 pourrait être essentielle du point de vue du référencement, mais est-ce vraiment essentiel d'un point de vue commercial? ?a dépend.

• S'il s'agit d'un mauvais lien vers une page de produit provenant de la navigation, c'est le cas.
• Mais si nous parlons de 20 liens du blog, cela peut être avec une priorité commerciale moyenne ou faible.

Le niveau de priorité de référencement vous aidera à mieux planifier les ressources de temps limitées que vous avez pour les projets de référencement purs, mais comment pouvez-vous garder toute cette folie organisée?

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4. Alimentation avec un outil

Il existe de nombreux outils pour la gestion de projet - Asana, Trello, Monday, Jira, Google Sheets, Excel, pour n'en nommer que quelques-uns.

Peu importe celui que vous choisissez. Ils ont tous leurs avantages et leurs inconvénients. Ce qui compte vraiment, ce sont ces cinq choses.

Quels outils utilisent les autres équipes

Faites une liste des outils avec lesquels les équipes avec lesquelles vous travaillez habituellement - FKEND, la gestion de projet Web, etc. Choisissez l'outil qui est le plus utilisé. Il sera plus facile pour les grands projets de croix si vous travaillez tous sur la même plate-forme.

Cela peut fournir une meilleure visibilité aux parties prenantes et un meilleur aper?u de l'ensemble du projet et de ses progrès. De plus, si d'autres équipes utilisent déjà cet outil - il est également familier au reste de l'entreprise.

Pouvez-vous enregistrer toutes les informations nécessaires?

Je suis un grand fan d'outils où vous pouvez utiliser des champs personnalisés dans des projets.

Par exemple, je travaille actuellement avec Jira et j'ai défini certains champs personnalisés, y compris la langue, la zone de référencement (par exemple, est-ce une amélioration de la page ou une recherche de sujet?) Et une priorité de référencement.

Ce faisant, je peux rapidement extraire des rapports.

Pouvez-vous créer des taches répétitives?

Une grande partie du travail effectué par les équipes de référencement est répétitive. Vous devez consulter le site Web pour de nouveaux problèmes, pour fournir à l'entreprise un rapport mensuel, etc. Ces taches répétitives peuvent facilement prendre plus de la moitié de votre temps, vous devez donc planifier le reste des projets en conséquence.

Mais c'est ennuyeux si vous avez besoin de les enregistrer chaque semaine et chaque mois. Idéalement, l'outil que vous utilisez pour la gestion de projet devrait le faire pour vous, donc tout ce que vous avez à faire est de les configurer une fois. J'ai utilisé cette fonctionnalité dans Jira et Asana, me faisant sauver jusqu'à une heure chaque semaine.

Pouvez-vous créer différents rapports?

L'outil de choix devrait vous donner la flexibilité de trancher et de désiler les informations liées à vos projets. Si vous avez une liste de 20 projets, il est difficile de calculer les estimations temporelles pour tous.

C'est pourquoi j'ai créé un tableau de bord simple avec un graphique montrant le total des heures estimées pour chaque personne de l'équipe. En le regardant et en son calendrier, nous pouvons rapidement repérer s'il est réaliste de tout compléter dans la semaine ou si nous devons déplacer quelque chose à la suivante.

Un autre cas d'utilisation est pour nos réunions bihebdomadaires avec les services de produits - nous pouvons facilement extraire uniquement les projets soutenant les objectifs commerciaux de ce produit.

Les collègues peuvent-ils vous soumettre un projet?

Votre outil de gestion de projet devrait permettre aux personnes d'autres départements de soumettre des projets pour l'équipe SEO.

Un simple formulaire de singe Google ou Survey peut également faire le travail. Mais il est plus facile si ceux-ci sont directement entrés dans votre arriéré.

Ne compliquez pas cela et ne faites pas que les gens soumettent un formulaire pour les choses qui prennent moins de 30 minutes de votre temps.

Dans mon emploi actuel, nous avons dédié les canaux Slack pour chaque région. Nous les utilisons pour les mises à jour des équipes et des questions / réponses. Si la question est plus compliquée, nous informons les parties prenantes que nous la connecterons en tant que projet.

Grace à l'automatisation de Jira et Slack, la création d'un projet à partir d'un chat de cha?ne est une question de cliquer sur un bouton. Il publie directement le lien vers la tache dans la cha?ne afin que tout le monde puisse y accéder. Asana fonctionne de la même manière. La fonctionnalité est également disponible pour les clients de messagerie (au moins pour Gmail).

Si l'outil de choix couvre tout ce qui précède, allez-y. Passez suffisamment de temps dans les paramètres initiaux, en vous faisant gagner du temps plus tard.

La dernière pièce manquante pour un processus complet de gestion de projet consiste à identifier toutes les parties prenantes de vos projets.

5. Identifier les parties prenantes

En raison des divers projets sur lesquels travaillent les équipes de référencement internes, ils doivent faire face à de nombreux types de parties prenantes, des collègues des services de développement au vice-président du marketing.

Cela rend les choses encore plus difficiles, car différentes personnes s'intéressent à différents aspects du projet et de ses informations connexes. Il est facile de vous communiquez pour vous commander des projets si vous n'adaptez pas votre messagerie au bon public.

Disons que vous travaillez sur un projet pour lancer une nouvelle version linguistique du site Web. Vous pouvez discuter avec les équipes de développement sur le site Web de la balise X-Default Hreflang, mais vous devez demander aux parties prenantes de votre entreprise quel site Web considère comme le principal pour l'entreprise.

Les deux questions conduiront à la même réponse du point de vue du référencement, mais si vous leur demandez les mauvaises personnes, cela mènera à au moins une réunion d'une heure de plus.

L'identification des parties prenantes est cruciale car la personne qui soumet le projet n'est pas toujours le décideur final. Cela est particulièrement utile si vous avez quelques projets avec une portée et un impact similaires et que vous avez besoin de quelqu'un pour prendre la décision difficile.

Je dis toujours que le tableau des organisations de votre entreprise est l'un de vos actifs les plus précieux pour vous assurer que votre gestion de projet fonctionnera.

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6. Adopter l'agilité

Celui-ci pourrait ne pas fonctionner pour toutes les équipes, mais je le recommanderai vivement. Les méthodologies Agile permettent aux équipes d'être plus flexibles et efficaces dans un environnement dynamique.

J'ai essayé de planifier un mois, un quart, une semaine, etc. D'après mon expérience, ce qui fonctionne le mieux, c'est une feuille de route de haut niveau et des sprints hebdomadaires détaillés. La planification d'une semaine vous donne une flexibilité tandis que la feuille de route vous maintient sur la bonne voie avec vos objectifs de North Star.

Les feuilles de route de haut niveau sont également de bons outils de visibilité pour le niveau C. Assurez-vous que ces feuilles de route sont compréhensibles pour les personnes non SEO. Utilisez des outils comme Miro ou Notion et nommez vos projets en fonction du ?pourquoi? que vous les faites. Assurez-vous de traduire ces pourquoi en langage commercial.

Pour les équipes avec plus de membres juniors, il est également important d'avoir des stand-up quotidiens ou au moins un peu de temps spécifiquement pour des questions et des examens de taches. Cela garantit que les taches difficiles ne sont pas négligées ou retardées pendant de longues périodes, ce qui entra?ne des résultats inférieurs.

Les collègues de soutien ne devraient pas attendre la fin du sprint; Avec le prochain sprint commen?ant immédiatement, le temps sera serré pour les nouveaux projets.

Ne planifiez pas 100% de vos heures. Par exemple, si vous avez 8 heures de réunions, ne prévoyez pas de projets pour les 32 heures complètes dans votre semaine de travail. Planifiez un tampon d'au moins 4 à 5 heures.

Les demandes ad hoc, les questions de chat et la lecture de votre bo?te de réception prennent du temps. Avoir un temps tampon vous donne le luxe des estimations qui ne sont pas précises à 100% ou pour des changements dans la portée.

Si vous êtes le chef d'équipe SEO, communiquez à votre équipe que le fait d'avoir des sprints hebdomadaires ne signifie pas que vous visez uniquement à cocher les taches.

Si quelque chose nécessite plus de temps, le prolonger pour quelques sprints est OK. L'objectif principal est que nous produisions un travail significatif.

L'art et la science de la gestion de projet SEO

La gestion de projet pour les équipes de référencement internes est à la fois un art et une science. Il ne s'agit pas de franchir les taches d'une liste, mais de guider la présence en ligne de votre entreprise avec vision et stratégie.

N'oubliez pas de soutenir toutes les équipes et leurs objectifs alors que vous continuez à jouer au jeu de chat et de souris avec Google. Ce n'est qu'en suivant des principes solides de gestion de projet, vous vous assurerez que vous ne vous noyez pas dans la pile de projets sans fin et que vous pourrez même remporter des victoires.

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